Isikuandmete töötlemine

9.02.15

Isikuandmete töötlemise põhimõtted

Isikuandmed on mis tahes andmed füüsilise isiku kohta, mis võimaldavad isikut otse või kaudselt tuvastada. Isikuandmeteks on näiteks inimese nimi, pilt, sõrmejäljed, perekonna andmed, elu- ja töökoht.

Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Isikuandmeid tuleb töödelda asjakohaselt ning kindlaksmääratud eesmärkidel ja asjaomase isiku nõusolekul või muul seaduses ettenähtud õiguslikul alusel.

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Haljala Vallavalitsus töötleb isikuandmeid kohalikule omavalitsusele õigusaktidega pandud ülesannete ja kohustuste täitmiseks, sh teenuste osutamiseks, sõlmitud lepingute täitmiseks jne. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni vastavatest juhistest. Isikuandmeid töödeldakse ülesande täitmiseks vajalikus minimaalses ulatuses.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue vms – edaspidi dokument) või isiku isiklik pöördumine vallavalitsuse poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui seda kohustab või lubab seadus.

Kõikidele isikuandmetega seotud dokumentidele kehtestatakse juurdepääsupiirang vastavalt avalik teabe seaduse §-le 35.

Kõik isiku tööle kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Kandideerimisdokumentidele võimaldatakse juurdepääs isikutele, kes on seotud vastava otsustusprotsessiga.

Teave isiku teenistusse võtmise kohta on avalik.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, vm) kasutatakse adressaadile mistahes dokumendi mistahes viisil (postiasutuse, e-posti või dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu) edastamiseks või kontakti saamiseks.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Üldjuhul saadetakse dokument paberkandjal postiaadressile, adressaadi soovil ka tema poolt näidatud muul viisil (e-post, DVK). Postiaadressile saadetava kirja liik (liht- või tähitud post) sõltub saadetise sisust. Menetlusdokumendid edastatakse tähtkirjana.

E-postiga saadetavaid kirju ei krüpteerita v.a. kui e-postiga edastatakse delikaatseid isikuandmeid.

Isikuandmetega dokumente, sh tööle kandideerimisega seotud, säilitatakse vastavalt dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid, juhul kui neid on kogutud, avaldatakse umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta,.

Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest (nt isikuandmete avaldamine ametlikus väljaandes „Ametlikud Teadaanded").

Eraisikute kirjad ja muud dokumendid (nii saabunud kui ka välja saadetud) registreeritakse Haljala Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Kasutame dokumentide registreerimiseks dokumendihaldusprogrammi POSTIPOISS (edaspidi DHS), millele on kõikidel juurdepääs dokumendiregistri avalikust liidesest aadressilt  www.haljala.kovtp.ee (rubriigis "Dokumendiregister").

DHS-i kantakse kirja saatja ja saaja kohta nimi (või initsiaalid), elukoha- või kontaktaadress ja muud kontaktandmed. DHS avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku ees- ja perekonnanime initsiaalid, aadressile ja muudele kontaktandmetele ligipääsu ei ole.

Vallavalitsuse elektrooniline dokumentatsioon on üldjuhul kõik avalik, sh kodanike saadetud kirjad, st neile on ligipääs dokumendiregistri avalikust liidesest. Mistahes dokument, mis sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid (elukoha aadress, telefoni number, delikaatsed isikuandmed) tunnistatakse selle registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks ning nad ei ole avalikult kättesaadavad. Kogu Haljala Vallavalitsuse sotsiaalhoolekande ja väärteomenetluse (kuni otsuse jõustumiseni) alasele kirjavahetusele on kehtestatud juurdepääsupiirang nii DHS avalikus vaates kui ka asutusesiseselt neile töötajatele ja ametnikele, kellel puudub selleks õigus või põhjendatud huvi.

Vallavalitsuse ja vallavolikogu istungite ja komisjonide protokollidesse ei kanta üldjuhul isikuandmeid ning need on avalikult kättesaadavad. Kui protokollid sisaldavad isikuandmeid siis avaldatakse protokolli väljavõte.

Isikuandmetega valitsuse ja volikogu õigusaktidele kehtestatakse juurdepääsupiirang.

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Haljala Vallavalitsus väljastab isikuandmeteid asutus(t)ele või isiku(te)le, kellel on seadusest tulenev õigus isikuandmeid küsida (nt kohtud, uurimisasutused, kohtueelne menetleja, järelevalveasutus jt).

Kellele, millal ja milliseid isikuandmeid edastati fikseeritakse DHS-is ja vastav teave säilitatakse dokumendiregistris või paberkandjal, lähtuvalt dokumendile kehtestatud säilitustähtajast.

Järelevalve menetluses ja väärteomenetluses kogutud teave on üldjuhul kuni otsuse jõustumiseni mitteavalik.

Menetlusosalistel võimaldatakse toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul, st et kõik isikud, kellega on seotud üks ja sama menetlus, võivad tutvuda dokumentidega, millised sisaldavad kõikide asjasse puutuvate isikute andmeid. Sellisel juhul peab ametiisik, kes tutvustab menetlusosalisele dokumente tagama, et teiste menetlusosaliste eraelu puudutavatele andmetele ei oleks ligipääsu.

Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 23 lõike 2 alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).

Kohtuvälise menetluse kohta võib väärteomenetluse, avalikkuse või isiku enda huvides andmeid avaldada enne otsuse tegemist üksnes juhul, kui sellega ei kahjustata ülemäära väärteomenetlust, riigi huve või ärisaladust, samuti kellegi õigusi, eriti delikaatsete isikuandmete avaldamise puhul.

Kohtuvälises menetluses tehtud otsuse võib avaldada pärast selle jõustumist.

Otsuses võib avaldada menetlusaluse isiku nime ja isikukoodi, isikukoodi puudumisel sünniaja, ei avalikustata elukohta. Alaealise menetlusaluse isiku andmeid ning teiste isikute nimesid ja muid isikuandmed otsuses ei avalikustata.

Kolmandale isikule isikuandmete (sh arhiivitoimikus olevate isikuandmete) edastamine või nendele juurdepääsu võimaldamine on lubatud isiku nõusolekuta:

1) kui isik, kellele andmed edastatakse, töötleb isikuandmeid seaduse, välislepingu või Euroopa Liidu Nõukogu või Euroopa Komisjoni otsekohalduva õigusaktiga ettenähtud ülesande täitmiseks;

2) üksikjuhtumil isiku enda või muu isiku elu, tervise või vabaduse kaitseks, kui isikult, kelle andmeid edastatakse ei ole võimalik nõusolekut saada;

3) kui kolmas isik taotleb teavet, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites (seega ka süüteomenetluse käigus kogutud teave) ja taotletav teave ei sisalda delikaatseid isikuandmeid ning sellele ei ole muul põhjusel kehtestatud juurdepääsupiirangut.

Isikuandmete väljastamist piiratakse kui see võib:

- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;

- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;

- raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;

- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Inimese poolt enda andmetega tutvumise õigus ja kord

Igaühel on õigus küsida enda ning ka oma eestkostetava kohta käivaid isikuandmeid ja teavet ning tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega:

-        milliseid isikuandmeid tema kohta kogutakse ja on kogutud;

-        millisel eesmärgil ning millisest õigusaktist lähtudes tema andmeid töödeldakse;

-        kuhu ja/või kellele on tema isikuandmeid edastatud.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Riiklikesse registritesse (rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem vms) esitatud isikuandmetega saab isik iseseisvalt tutvuda riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") vahendusel.

Andmete saamiseks võib:

-        pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel või ametniku vastuvõtul;

-        taotleda teabenõude korras isikuandmetega dokumentide väljastamist;

-        tutvuda dokumentide või registritega kohapeal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja veenduma taotleja isikusamasuses, mistõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Õigustatud isikule esitatakse tema kohta soovitud andmed viivitamata või viie tööpäeva jooksul peale teabenõude esitamise päeva.

Igaühel on õigus nõuda enda või oma eestkostetava ebaõigete isikuandmete parandamist.

Kui Haljala Vallavalitsusel ei ole isikuandmete kasutamiseks seaduslikku alust, võib igaüks nõuda nende andmete kasutamise lõpetamist või kustutamist.

Igaühel, kes leiab, et tema isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Toimetaja: RIINA MUST